Задать вопрос юристу

1.Понятие электронных архивов

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются: *

системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа); *

ведение подробного протокола доступа к документам; *

хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.); *

сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов; *

обязательное описание документа в архивной базе данных; *

полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка); *

связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук); *

универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов: *

разработка принципов хранения информации; *

защита информации; *

активизация вторичного использования информации; *

стандартизация критериев описания данных; *

оценка стоимости создания и архивирования документов; *

регулирование отношений между архивом и создателем документов; *

реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться: *

защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений; *

возможность предоставления пользователям доступа к документам; *

возможность подтверждения подлинности документов; *

возможность предоставления документов в виде бумажной копии.

<< | >>
Источник: А.Д. Тельчаров. АРХИВОВЕДЕНИЕ. Конспект лекций. 2004

Еще по теме 1.Понятие электронных архивов:

  1. ВОПРОС 41. ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ
  2. 2.Порядок принятия электронных документов в архив
  3. 1.Понятие и содержание комплектования архива
  4. 1.Понятием виды технотронных архивов
  5. «Местнический архив» и описи Разрядного архива 1626,1649-1653,1668 гг.
  6. Родовые архивы местников и их использование в тяжбах и для пополнения Разрядного архива
  7. «Опись Царского архива» и «местнический архив»
  8. 4.Ведомственный архив
  9. Электронная почта.
  10. 3. ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА EXCEL
  11. НЕКОТОРЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ БЮЛЛЕТЕНИ И РАССЫЛКИ
  12. 3.Заведующий архивом
  13. 3.2. Электронная почта
  14. ГЛАВА 11. РЕКЛАМА В ЭЛЕКТРОННЫХ СМИ